FAQ zur ZWS WebApp

Der Username besteht aus
max. 7 Buchstaben des Nachnamen
plus dem 1. Buchstaben des Vornamen

z.B. Anton Testuser „testusa“

Bei Rückfragen zum Usernamen wenden Sie sich bitte an ihre Personalsachbearbeiterin im Personalbüro.

Bitte ein neues Einmalkennwort anfordern

Die Vorgaben der Stadt München zur IT-Sicherheit verhindern, dass Username und Passwort im Hintergrund abgespeichert werden. Auf einem privaten Rechner, Smartphone, etc. können Zugangsdaten gespeichert werden.

In der Kontenanzeige wird lediglich ein Überblick über die aktuellen Stände im Zeitkonto und bzgl. des Resturlaubs gegeben. Genaue Angaben können Sie dem Zeitkonto entnehmen. Hier sehen Sie u.a. auch fehlende Buchungen etc..

Bei der Berechnung des aktuellen Saldo (SaldoG und Urlaub) berücksichtigt das Programm nur Daten bis zur letzten fehlenden Buchung. Somit werden in der Zukunft lie-
gende Urlaubs- und/oder Ausgleichstage nur eingerechnet, wenn keine Buchungen fehlen.

Beim ersten Öffnen einer der Auswertungen müssen die Pop-Up Fenster freigegeben werden. Erst dann erscheint die Auswertung in einem eigenen Fenster als PDF.

Die Jahresauswertung und dem Dienstplan sind noch nicht vollständig freigeben.

In der Jahresauswertung werden in einer Jahresübersicht folgende Informationen aus dem Zeitkonto zusammengefasst.

Abwesenheiten:

-> krankheitsbedingte Abwesenheiten: z.B. KO, KM, KU, KA

-> beantragte Abwesenheiten: z.B. UT, AG, DB

-> über den Dienstplan geplante Abwesenheiten: FS, GR

Für die Zukunft geplant:

-> Arbeitstage die nicht an der Dienststelle verbracht wurden: HT, FB

Im Gleitzeitbereich werden Tage ohne Dienstpflicht wie Wochenende, Feiertage oder feste freie Tage nicht als Abwesenheit gekennzeichnet.

Mit den Anträgen können Abwesenheiten für einen Tag oder längere Zeiträume beantragt werden.

Mit der Korrektur werden fehlende Zeiten gemeldet oder ggf. gebuchte Zeiten korrigiert werden.

Aktuelle können folgende Abwesenheiten über das ZWS beantragt werden:

Zeitausgleich         AG    Eintrag Zeitausgleich

Urlaub                    UT    Eintrag Urlaubstag

Homeoffice Tag     HT    tatsächliche Zeit über Korrektur nachmelden

Fortbildung            FB     tatsächliche Zeit über Korrektur nachmelden

Dienstbefreiung     DB    zur Prüfung des Anlasses der Dienstbefreiung und einer ggf. notwendigen Korrektur bzgl. der Entgeltabrechnung ist zusätzlich ein Antrag im Personalbüro einzureichen.

Für Krankmeldungen bestehen besondere Anforderungen hinsichtlich Zeitpunkt, Information der Führungskraft etc.. Diese kann über die WebApp derzeit nicht abgebildet werden.

Wird ein Antrag durch die Führungskraft nicht innerhalb 4 Tagen bearbeitet läuft dieser ab. Sie werden hiervon per Mail informiert. Über den Link können Sie den Antrag direkt wiederholen. Nach dem Anmelden wird direkt der Antrag geöffnet und die Details angezeigt – ganz unten haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

Wenn Sie nicht direkt weitergeleitet werden, können Sie die Details zum Antrag über meine Anträge [Info-Button] öffnen.

Die Glocke zeigt die Zahl der aktiven Anträge.

Ist ein Antrag genehmigt, sollte er daher über [durchgestrichenes Auge-Button] in erledigte Anträge verschoben werden (auch bei stornierten Anträgen, etc.).

Es gibt aktuell keine Funktion über die manuell voreingestellte Pausen von 30 Minuten bzw. 15 Minuten Brotzeitpause verlängert werden können. Mit dem Personalrat ist daher folgendes Vorgehen abgestimmt:

-> Ist Ihnen bereits zu Beginn der Pause bekannt, dass diese länger als 30 Minuten dauern wird (z.B. Arztbesuch), soll diese gestempelt werden. Sie stempeln vor Beginn der Pause aus und nach Ende der Pause wieder ein.

-> Ergibt sich eine Verlängerung kurzfristig, können die gebuchten Zeiten über einen Korrektur geändert werden. Der Grund der Korrektur ist dabei über „Bemerkungen“ zu dokumentieren.

1.Über [Bleistift-Button] das Korrekturfenster öffnen

2. Über [plus-Button] eine weitere Zeile einfügen – AN Anwesend auswählen

3. Gebuchte „Gehenzeit“ in zweite Zeile „Bis“ übernehmen. Erste Zeile „Bis“ Beginn Pause – Zweite Zeile „Von“ Ende Pause eintragen

 4. [Haken-Button] drücken und unter dem Genehmiger bei Kommentar „Verlängerte Pause“ eintragen

Mit Homeoffice (h) ist im Zeitkonto ersichtlich, dass die Arbeitszeit im Homeoffice erbracht wurde. Dies ist z.B. für die Steuererklärung notwendig.

Mit dem Antrag eines Homeoffice-Tags wird im Zeitkonto eine „Pufferzeit“ eingetragen. Daher wird der Tag nicht als fehlerhaft erkannt. Die tatsächlich gearbeitete Zeit ist dennoch nachzumelden. Das funktioniert wie folgte:

1. Über [Bleistift-Button] das Korrekturfenster öffnen.

1. Über [Plus-Button] eine weitere Zeile einfügen.
2. Abwesenheit Homeoffice (h) auswählen und Zeiten wie gewohnt melden.

Über [Plus-Button] kann an Tagen, an denen bereits eine Buchung vorliegt, eine zusätzliche Zeit eingetragen werden – z.B. bei Wechsel ins Homeoffice oder verlängerter Pause.

Achtung: Hier erfolgt innerhalb den einzelnen Zeitabschnitte kein automatischer Pausenabzug. Falls eine Zeitabschnitt über 6 Stunden liegt, bitte die Pause zusätzlich einrechnen und über die Bemerkungen dokumentieren.

Die Buchung können Sie über die WebApp wie folgt selbst korrigieren.

1. Zeit korrigieren und
2. Zeit auf „0“ ändern

Ergebnis im Zeitkonto:

Durch Anklicken des Fehlers erhält können Sie sich genauere Informationen anzeigen lassen.

z.B. wird als Fehler gemeldet, wenn mehr als 80 Plusstunden vorliegen.

Auch Tage mit einer Anwesenheit über 10 Stunden und Einstempeln außerhalb des Gleitzeitrahmens bzw. der geplanten Schichtzeit wird als „Fehler“ angezeigt.

Über die WebApp sind Korrekturen für einen Zeitraum von 4 Wochen möglich.